«Працювати треба розумніше, а не важче». Цей слоган – злу сатиру на представників-аналогів нещасливого мульт-персонажа Ділберта з життя – дійсно варто взяти до уваги. Багато бізнес-процеси, що проводяться при використанні комп’ютерів, адоптіроваться ряд цікавих стратегій для оптимізації продуктивності або ефективності. Головна проблема щодо руху вперед чітко по прямій під час будь-якого бізнес-процесу, – наприклад, при прийомі пошти – тут полягає у використанні раціоналізованого програмного забезпечення, яке допоможе вам отримати найшвидший доступ і об’єднати багато речей (як, наприклад, прийом і сортування пошти з цілого ряду e-mail акаунтів) в одне. Щоб насправді «працювати і жити розумніші», виберіть ряд найважливіших програмних продуктів, які значно допоможуть вам у діловодстві та обробці всі прогресуючого щоденного потоку інформації для життя з мережі. І, може бути, вони навіть збережуть вам нерви.
Особистий менеджер для управління інформацією
Рідко у якого – навіть самого простого – користувача Інтернету, а тим більше у людини зі своїм бізнесом в наші дні є тільки один загальний e-mail аккаунт. Звичайно ж, майже всі вже знають, що Outlook допоможе вам зібрати пошту з усіх адрес за раз, якщо налаштувати цей прийом пошти. Але чи багато хто згадують, що ще можна налаштувати фільтри та за адресою відправника або темі листа, наприклад, щоб відразу ж автоматично сортувати листи під час прийому в заздалегідь задані вами папки – і до моменту, коли зберетеся почитати нову кореспонденцію, все вже буде розкладено по поличках?
Чи багато хто пам’ятають, що якщо ви не бажаєте зв’язуватися з неповоротким важковаговиком Outlook (ом), тобто його аналоги: наприклад, emClient або безкоштовний Thunderbird, або Novell Evolution (для Лінукс, або експериментальна його версія для Windows).
Чи знаєте ви, що з легкістю можете вибрати з усіх поштових сервісів on-line один: той, інтерфейс в якому подобається Вам найбільше, і елементарно налаштувати прийом / збір пошти з усіх інших адрес на даний конкретний адресу? Багато сервісів навіть дозволять вам відправляти листи з однієї адреси так, ніби Ви відправляєте їх безпосередньо з іншого вашої адреси, збір листів з якого налаштували раніше.
І багато додатки для робочого столу за аналогією дадуть вам можливість провести імпорт як поштових акаунтів з поштових веб-сервісів (це не пряма вивантаження пошти на ПК, це відображення будови поштової скриньки і всіх листів, що знаходяться на он-лайн сервісі), начебто Hotmail і Gmail, так і вашого робочого аккаунта чи акаунта від Інтернет-провайдера, – що полегшує життя ще сильніше.
І справа тут не тільки в єдиному інтерфейсі на всі поштові акаунти: багато повноцінні поштові програми дають вам можливість шукати по всіх наявних (і налаштованим в програмі) поштових скриньках і навіть об’єднувати в один ваші робочі календарі та списки завдань. Або залишати їх роздільними, але переглядати один з іншим в одному місці.
Об’єднання ваших акаунтів в соціальних мережах (додатки-агрегатори)
Замість того, щоб відкривати цілу серію вікон браузера, щоб одночасно відстежувати, що відбувається в ЖЖ, на Лі.ру, в Facebook, LinkedIn, Google Plus, Твіттері і т. д., встановіть додаток для робочого столу, яке видасть вам дані по всім соцмереж в простому віконці. Подібні додатки використовують стандартні програмні рішення, щоб «висмикувати» потрібну інформацію з кожного цікавого вам сайту блогів і видавати її в оперативному режимі для вас в одному місці: на вашому робочому столі. І знову з єдиного користувальницького інтерфейсу ви зможете читати повідомлення, відповідати на них або планувати повідомлення для відправки в майбутньому. А також додавати картинки, змінювати статуси і багато іншого. Для ділових же людей доступні новинні агрегатори.
Серед популярних агрегаторів відзначені: TweetDeck і HootSuite, Friend Feed, Second Brain та багато інших. Окремі програми, начебто Seesmic Desktop – це в принципі екстрафункціональних програми, які дозволяють навіть включити ваш рейтинг впливу (Klout score) до списку видаваних даних по кожній соцмережі.
Проект-менеджер і керування завданнями
Немає єдино правильного способу управляти проектом. Деякі вважають за краще повноцінну професійну інфраструктуру проект-менеджменту, доповнену мережевими графіками (діаграма Гантта; Gantt charts), переліками завдань і Грід; інші роблять свою справу за допомогою простого додатка у вигляді записника. Який би не був ваш індивідуальний підхід, додаток, налаштоване під вас, здатне спростити планування проекту та його виконання.
Для традиційних, формальних проектів підійдуть такі додатки, як Microsoft Project або Open Workbench: у них можна вести список підзадач, Таймлайн і список ресурсів, зав’язані один на одному. Для менш структурованих потреб ідеальні списки завдань, такі як Remember The Milk: вони підтримають синхронізацію всіх ваших планів між усіма потрібними комп’ютерами та мобільними пристроями, якщо у вас в конкретний момент немає доступу до аккаунту Microsoft Exchange. Тримати запису в порядку допоможуть, наприклад, Microsoft Office OneNote або безкоштовна Evernote. Обидва інструменти дають вам функціонал для створення записів у вільній формі, а потім отримання доступу та їх правки з будь-яких комп’ютерів і з точки мережі.
Синхронізація хмари даних (Cloud Syncing)
Прогресивна можливість у вигляді шансу хмарного зберігання даних означає, що необхідність в зберіганні своїх найважливіших і критичних для роботи і бізнесу файлів на зовнішніх мініатюрних носіях, на зразок флешок, відпадає. Використовуючи «хмарний сервіс», на зразок Dropbox або SkyDrive, ви зможете містити конкретні папки на вашому комп’ютері в паралелі із завантаженими на сервер – з найбільш свіжими версіями файлів у них, – доступними з будь-якого місця, де є підключення до Інтернет. Просто зберігайте файли в одному місці на комп’ютері, а сервіс сам підкачає їх копії на центральний сервер і зробить цей оновлений файл доступним авторизованим користувачам (тільки у яких є до нього доступ з вашого дозволу), а потім на першу вимогу передасть файл на інший підключений пристрій . Дані сервіси включають в себе невеликі додатки, які працюють в системній області, звільняючи вас від необхідності вручну оновлювати віддалено бережене файл або передавати його.
Побудуйте своє власне хмара даних за допомогою GoodSync. Ця програма забезпечує синхронізацію файлів на всіх зазначених вами комп’ютерах і особливо зручна для рядових користувачів, якщо ви задумали купити планшет, – але ви можете налаштувати програму і так, щоб копії ваших даних не перебували на сторонніх серверах. Сам GoodSync працює зі сторонніми серверами в тому числі, включаючи Amazon S3 і будь-який сервер, що використовує протоколи WebDAV або FTP для передачі файлів.
Інструменти для спільної роботи
Можливість спільної роботи над документами або проектами в обхід необхідності зустрічатися лицем до лиця для даних цілей за допомогою додатків онлайн в даному випадку безцінна. Забезпечення, наприклад, на зразок Microsoft Lync, Cisco WebEx або GoToMeeting допомагає користувачам налагодити відеоконференцію, візуально розділити один з одним свої робочі столи, представити відразу всі групові правки документації і брати участь в чаті. Подібні програми здатні значно знизити час, що йде на ділові зустрічі, і вони привчають нас до ситуаційного взаємодії при роботі над документами і проектами, незалежно від того, де може перебувати кожен учасник.
